‘Başvurunuz alınmıştır!’ bir çoğumuzun aşina olduğu bu cümlenin ardında bizi nasıl bir süreç bekliyor?
İşe alım sürecini biraz daha detaylı bilmek bize süreci daha iyi yönetme kabiliyeti verebilir. İşte bu yüzden bir insan kaynakları uzmanından edindiğim bilgiler doğrultusunda adayların işe alım sürecini sizlerle paylaşmak istiyorum.
Personel alımı 2 kaynak kullanılarak gerçekleştirilir. Bunlardan birincisi içsel kaynaklar, ikincisi ise dışsal kaynaklardır.
İçsel kaynaklar, şirket içindeki personelleri istenen pozisyona almayı içerir. Terfi etme içsel kaynaklara verebileceğimiz örneklerden biridir.
Dışsal kaynaklar ise, istihdam büroları ve iş ilanları gibi kaynaklardır. Dolayısıyla siz bir işe başvurduysanız şirket dışsal kaynakları kullanmayı tercih etmiş demektir. Peki bu ne anlama geliyor?
İşletmeler kurumdaki değişen dengeleri düzenleyebilmek adına ‘çeşitli pozisyonlara adapte olabilecek’ çalışanlarla yola çıkmayı daha çok tercih ediyorlar. Olası doğum izni, hastalık, ölüm, işten çıkarma veya işten ayrılma durumlarına karşı, yeri boşalan pozisyona ‘ adapte olabilecek’ bir çalışanı geçirmek işletmenin var olan düzenini daha çok koruyor ve aynı zamanda işletmeyi iş ilanı vermek, mülakat yapmak, işe alınan kişiye eğitim vermek gibi durumlardan kurtarmış oluyor! Bu da hem para açısından hem de zaman açısından işletmeye tasarruf sağlamış oluyor. Ama hali hazırda böyle bir ‘joker’ çalışan bulunmuyorsa şanslısınız!
Başta çevrimiçi mecralarda olmak üzere iş ilanlarına broşürlerde ve gazetelerde de rastlıyoruz. Aslında işe alım sürecimiz bizim ilanlara başvurmamızdan hatta rastlamamızdan daha önce başlıyor. Şöyle ki, işletmenin insan kaynakları uzmanı çalışanından maksimum verimi alabilmek ve çalışana maksimum iş tatmini sağlayabilmek adına işletmesine en uygun adayı bulmak için çeşitli kriterler oluşturuyor. Bu kriterler alım yapılmak istenen pozisyonun gerekliliklerini sağlayacak ve işletmenin vizyonuna ve misyonuna uyumlu olacak şekilde belirleniyor.
Birbirine en uygun olan aday-pozisyon ilişkisinin kurulması işletmenin hem piyasadaki rakipleriyle rekabeti açısından hem de çalışanın örgüte bağlılığı, işten duyduğu tatmin ve dolayısıyla da işte elde ettiği başarı açısından önem taşıyor.
İş ilanında adaydan bazı temel bilgiler alınıyor ve bu bilgilerin işverenin kriterlerini karşılayıp karşılamadığının değerlendirilmesi yapılıyor. Bunlar, kişinin entelektüel birikimi, hangi bölümden mezun olduğu, lisans veya lisansüstü mezuniyet belgesi, yabancı dil bilgisi, çeşitli bilgisayar programlarını kullanabilme beceresi, adayın takım çalışmasına uygunluğu, yetkin iletişim becerisine sahip oluşu, sektöre hâkimiyeti, benzer pozisyonda iş tecrübelerine sahip olması gibi kriterler olabilir. Ayrıca aranan bu kriterler pozisyonlara ve işletmenin yapısına (büyüklüğüne ve kurumsallığına) göre değişiklik gösteriyor.
Verilen ilan doğrultusunda, ilana karşılık gelen özgeçmişlerden bir aday havuzu oluşuyor. Uzman bu havuzu kendi kriterleri doğrultusunda daraltıyor. Örneğin; uzman o pozisyon için özelleştirilmiş bir uygulama bilgisine önem veriyorsa, bu hususta en başarılı ilk 100 kişiyi seçiyor. Daha sonra başka kriterler için de aynı işlemleri uygulayıp havuzu olabildiğince daraltıyor. Böylece uzmanın mülakat için görüşeceği kişi sayısı azalıyor ve bu durum uzmanın pozisyona doğru kişiyi tercih edebilmesi konusunda ona büyük bir avantaj sağlıyor.
Adayın kişisel bilgilerinin, eğitim bilgilerinin, varsa iş tecrübelerinin ve iletişim bilgilerinin özgeçmişte yer almasının çok önemli olduğu insan kaynakları uzmanlarınca vurgulamaktadır. Çünkü aday havuzu bu bilgilerin varlığı ve istenen kriterlerle uyumu doğrultusunda daraltılır. Bu daraltmadan/ ön elemeden geçen adaylar mülakatın ve çeşitli testlerin uygulanabilmesi için yüz yüze görüşülmek üzere çağrılabilir. Fakat günümüz koşullarında pandemi etkisiyle, görüşmeler video konferans veya cep telefon görüşmesi seçeneği daha ön plana çıkıyor.
Adaya e-posta aracılığı ile haber verilir ve görüşme için iki tarafa da uygun olan bir tarih belirlenir. Görüşmeye gelirken adaylardan iş başvurusunda sunması istenilen belgelerin orijinalleri veya fotokopileri istenebilir. ( Diploma ve sabıka kaydı vb.)
Adayın iletişim becerisinin güçlü olup olmadığının, dış görünüşünün ne kadar özverili olduğunun, takım çalışmasına uyumlu olup olmadığının yapılan mülakatlarda dikkat edilen ilk hususlardandır. Görüşmeye çağırılan adaylar, işe uygunluk ve yetkinlik açısından çeşitli şekillerde değerlendirilir. Bu değerlendirmeler, yazılı ve sözlü mülakat, kriz yöntemi, stres yönetimi ve grup tartışması gibi çeşitli değerlendirme teknikleri ve adayın algısal ve bilişsel yeteneklerini değerlendirme amacı taşıyan testlerdir. Yani, mülakatta sizi zorlayan ve daha çok stres olmanıza sebep olan bir görüşmeci ile karşı karşıya kalırsanız pes etmeyin!
Başvurduğunuz iş pozisyonunda sizden istenen becerilerden biri de stresi etkin bir şekilde yönetmek olabilir. Elbette bu tekniklerin kullanımı işin pozisyonuna göre değişiyor. “Örneğin orta ölçekli bir şirkete orta düzey bir yönetici atanması için muhtemelen tercih edilecek değerlendirme yöntemi mülakatlar ve algısal-bilişsel değerlendirme testleri olacaktır.”
Gerekli görülen tüm değerlendirmeler sonucu, uygun görülen aday için bir iş teklifi oluşturulur. Bu iş teklifi e-mail ve telefonla iletişim yoluyla veya yüz yüze görüşme sırasında adaya iletilebilir. Bu aşamadan sonra adaydan sağlık raporu alması istenebilir. Ayrıca bazı şirketlerde gerekli görüldüğü üzere, şirketin sağlık müdürlüğü departmanı tarafından adaya ‘işe başlangıç muayenesi’ yapılmaktadır. Bu muayene hem çalışanların sağlığı, hem de şirkete açılması mümkün olan olası tazminat davalarını engellemek için yapılan bir önlem niteliğindedir. Örneğin bu belge, kurum çalışanın gözlerinin bozulma sebebi olarak çalıştığı kurumu gösterip yalnış beyanda bulunarak kurumu zor durumda bırakmasının önüne geçmek adına gerekli görülen belgelerdendir. Aynı şekilde bu belge, çalışanın iş güvenliği açısından da önem taşır.
Bir sonraki iş fırsatı her an kapıda bekliyor olabilir. Kariyerinize yön verecek bir sonraki işe yeterince hazır mısınız?