Birçok kişi gibi, şirket kurullarının üyeleri de Covid-19 sayesinde hızlı bir şekilde yenilik yapmak zorunda kaldı. Yeni nesil ekonomik şok, yüz yüze görüşme lüksü olmadan hayati stratejik kararları masaya yatırdı. Kurullar, sanallaşmanın bilinmezliğini örgütlerini felaketten koruma baskısı ile dengelemek zorunda kaldı.
Çoğu kurul hala bu dengeyi bulurken, hızlı adapte olan bazı şirketler sanal yönetim kurulu toplantılarının gerçek olandan daha iyi olduğunu bulmuşlardır. Azaltılmış seyahat ve artan katılımın bariz faydalarının yanı sıra, sanal ortamlara geçiş, kurulların daha kısa gündemler, daha net sunumlar, daha kapsayıcı ve daha cesur konuşmalar ve kilit yöneticilere ve dış uzmanlara daha fazla maruz kalma yoluyla yönetişimi ve işbirliğini geliştirmesine izin verdi.
“Bazı CEO'um ve yönetim kurulu başkanım özellikle bana şöyle dedi:“ Eski haline geri dönmüyoruz. Bunu bu şekilde yapmaktan büyük fayda görüyoruz ”diyor Spencer Stuart’ın Kuzey Amerika CEO'suna liderlik eden ve firmanın yönetim kurulu uygulamasının çekirdek üyesi olan Jim Citrin. Sanal toplantılar için şaşırtıcı bir fayda, tahta masa etrafında daha iyi dinamikler olduğunu söylüyor. “Büyük bir masanın etrafında oturma deneyimi, ana konuşmacılara göre nerede oturduğunuza bağlı olarak büyük ölçüde farklı olabilir. Zoom ile herkesin yüzlerini ve gözlerini tam önünüzde görebilirsiniz; odak, bağlantı ve nihayetinde karar verme üzerinde büyük etkisi vardır. ”
eBay kısa süre önce CEO aramasının bir bölümünü tamamen çevrimiçi gerçekleştirdi ve büyük CEO aramalarında tipik olarak dört ila altı aydan çok daha hızlı ve verimli bir sonuca ulaşmayı başardı. Başkan Tom Tierney, “Sanallaştığımızda başlangıçta gergindim” diyor ve ekliyor: “Hem adayları doğru bir şekilde değerlendirip değerlendiremeyeceğimiz, hem de bir CEO seçmek ve onu başarıya hazırlamak için çok kritik olan bir ilişki kurabilip kuramayacağımız hakkında. Ancak sürecin sonunda avantajlar açıktı. Hepimiz adaylara gerçekten odaklanabildik ve onları tanıdık ve bir komite ve yönetim kurulu olarak, formata çok rahat olduk ve ekip çalışmamızın parladığına inanıyorum. ”
Uber’in yönetim kurulu başkanı ve Apple, Amgen ve Chevron'un yönetim kurulu üyesi olan Ron Sugar, “Kurulların yıllardır sanal toplantı teknolojisini kullanmakta isteksiz olduğunu söylüyor. Belki de hiçbir zaman fiziksel mevcudiyetin yerine geçemezken, zamanında sanal bağlantı genellikle bir tahtanın etkinliğinde büyük bir fark yaratabilir. ”
Yönetişim uzmanları ve deneyimli ve saygın yöneticilerle istişare ederek sanal yönetim kurulu toplantıları için ortaya çıkan en iyi uygulamalardan bazılarını ve gelenekselden uzak toplantılara bu dönüşümü koçluk eden kendi deneyimimizi yakalamak için yola çıktık. İşte mükemmel bir sanal yönetim kurulu toplantısına katkıda bulunan sekiz uygulama.
1. Ön çalışmayı vurgulayın
Kurullar, “çalışma öncesi” fikrinin neye benzediğini değiştirmek isteyebilirler. Önceden materyal okumadan öte, kurullar üyelerini toplantıdan önce dosya paylaşım hizmetlerini ve güvenli sohbet platformlarını kullanarak geri bildirimde bulunmaya teşvik edebilir. Bu, tüm yönetim kurulu üyelerinin tartımına izin verir ve toplantının kendisinin daha kısa, daha odaklanmış olabileceği ve daha iyi kavrayışlar sağlayabileceği anlamına gelir.
Coca-Cola ve Colgate Palmolive kurullarından bir üyesi olan Dr. Helene Gayle, “Bu toplantıları geleneksel yönetim kurulu toplantısı ile yolculuk yapmadan yapabilmem muhtemelen bana bazı yönlerde hazırlanmam ve odaklanmam için daha fazla zaman verdi” diyor. .
2. Gündemi kısa tutun ve enerji verin
İşbirliği ve gözetim için kritik olmayan öğelerin kaldırılması, gerekli bir odaklanma getirebilir ve zaman kazanabilir.
Walgreens Boots Alliance'ın yönetim kurulu başkanı James Skinner “Sanal toplantıların güvene dayalı sorumluluklara ve alınması gereken kararlara odaklanması gerektiğine inanıyorum” diyor. Diğer güncellemeler e-posta ile gönderilebilir. “Bu toplantıyı kısaltır ve kararlara ve güvene dayalı görevlere odaklanır” diyor.
Sanal toplantılar hızlı bir şekilde yorgunluk yaratır, bu nedenle gündemleri 15 dakikalık adımlarla oluşturmanızı öneririz. 45 dakikalık PowerPoints günleri sona erdi (umarım sonsuza kadar). Yönetim kurulu üyelerinin bakım görevi olsa da, yönetim ekibinin kısa mesajlarını gizlice kontrol etmemeleri gibi bir görevi yoktur.
Bol molalar yapın (90 dakikada bir 15 dakikalık dinlenme) ve yöneticilerin kısa bir yürüyüş sırasında kendi aralarında konuşabilmeleri için 20 dakikalık “yürüyüş molaları” yapmayı düşünün. Çalışmalar, sadece dışarı çıkmanın yaratıcı problem çözmeyi artırabileceğini göstermiştir. (Yürüyüş molası planlıyorsanız, üyelerin önceden bildiklerinden emin olun, böylece uygun kıyafet ve ayakkabı giyebilirler.)
3. Oturumları bir veya iki haftaya yayın
Nordstrom ve Verizon da dahil olmak üzere birçok şirketin direktörü Shellye Archambeau, son zamanlarda yapılan bir yönetim kurulu toplantısını yansıtarak “Normalde üç günlük bir strateji oturumumuz var” diyor. “Bunu dört hafta boyunca haftada bir 1.5-2 saatlik seansa girdik.” Bu hamlenin daha meşgul ve verimli toplantılarla sonuçlandığını söylüyor.
Örneğin, gündemi bir dizi toplantıya dağıtarak, ilk toplantıda kritik strateji soruları ortaya koyabilir ve konuşmayı ileriye taşımak için bilgileri yansıtmak ve toplamak için bir sonraki haftanın oturumundan önceki zamanı kullanabilir.
4. Güven oluşturun
Başarılı yönetişimin ön koşullarından biri, yöneticiler arasında güven ve aşinalık oluşturmaktır. “Kurullar karar vermek zorundadırlar ve kasıtlı olmak zorundadırlar. Birlikte olduğunuz insanları tanıyorsanız bunu daha iyi yaparsınız çünkü iletişimin nüanslarını yakalayabilirsiniz ”diyor UCLA'nın Anderson Yönetim Okulu'nda bir yönetim uzmanı ve Times Mirror, Nordstrom gibi şirketlerde kıdemli bir yönetmen olan Alfred Osborne, Wedbush ve Kaiser Aluminium.
Yemekler ve kahve molalarında meydana gelen tesadüfi ilişki kurmada kurullar genellikle birbirleriyle konfor geliştirir. Bu tesadüfi anlar, sanal bir bağlam için özel olarak planlanmalıdır.
Ferrazzi Greenlight, Fortune 100'de başarıyla kullanılan bir dizi egzersiz tasarladı. En basit, “tatlı ve ekşi” bir check-in, katılımcıların minnettar oldukları bir “tatlı” şeyi ve bir “ekşi” Kişisel veya profesyonel olarak mücadele ettikleri bir şey. Topu yuvarlayabilen ve savunmasız tonu ayarlayabilen özellikle açık bir tahta üyesiyle başlayın. Ayrıca, grubu hareket ettirmek için bir moderatör kullanmayı ve yöneticileri bu görüşmelere çevrimdışı olarak devam etmeleri için teşvik etmeyi düşünün.
“Kişisel profesyonel check-in” adı verilen daha derin bir sürüm, daha fazla bağlamaya olanak tanır. Bu alıştırmada, yönetim kurulu üyelerinden kişisel ve profesyonel olarak neyle mücadele ettikleri veya neyle uğraşabilecekleri 10 dakikaya kadar paylaşmaları istenir. Fikir, yeni kurul üyeleri katıldıkça bu bağlanma egzersizlerine yılda bir veya iki kez devam etmektir. Her toplantıda “Geçmişinizin hangi deneyimi bugün dünyayı nasıl gördüğünüze büyük katkı sağlıyor?” Gibi farklı bir soru sorabilirsiniz. veya “Mirasınızın ne olmasını istiyorsunuz?”
Bu alıştırmalarda tonu ayarlamak çok önemlidir. Hatta yönetim kurulu üyelerine soruları önceden verebilirsiniz. Amaç ekip bağlılığı ve güveni oluşturmaktır. Bu teknikler birçok prestijli organizasyonda kullanılmaktadır ve bu izole, stresli zamanda bunları kullananlar, insanların güvenlik açıklarını her zamankinden daha fazla paylaşmaya daha açık olduklarını bildirmiştir.
5. Ara odalarını verimli kullanın
Ara odaları, üyelere test fikirlerini baskılama ve daha geniş tartışmaya meydan okuma özgürlüğü tanıyan, samimi olmayı gerektiren tartışmalar için yararlı olabilir. Kilit sorular şunları içermelidir: Dikkatlerini çekmek için hangi riskleri getirmeliyiz? Tanıtımlar veya en iyi uygulamalar da dahil olmak üzere hangi yardım veya kaynakları sunabiliriz? Veya daha basit olarak söylenmesi gereken ne söylenmez?
Bu grupları küçük tutmanızı - maksimum üç katılımcı - ve tartışmaları 10 ila 30 dakika arasında tutmanızı öneririz. Küçük bir grupla, daha büyük bir grup tartışmasına hâkim olan birkaç sesin aksine, daha derin ve daha geniş katılımı garanti edersiniz. Facebook’un Çeşitlilik ve Katılım Sorumlusu ve Massy Group müdürü Maxine Williams, “Bu bizi her sesin duyulmasını sağlamak için daha bilinçli olmaya yönelik kapsayıcı uygulama yapmaya itti” diyor.
Aradan sonra kurul, raporları duymak için bir grup olarak yeniden toplanmalıdır. Küçük grup tartışmasının bir diğer yararı da, hiçbir etki bırakmayan anodyne raporlarının tuzaklarından kaçınmanızdır. Açıkça paylaşılan küçük bir grup, sonuçları gözlerinden önce sulanırsa ihanete uğramış hissedecekti.
6. “Candor tatili” oluşturun
Programınız her konuda kesintiye izin vermiyorsa, en azından girdi istemek için zaman oluşturun. “Şahsen bir toplantıda, grubun bazı üyelerinin söyleyecekleri bir şey olduğunda odanın hissini ve hissini ölçmek mümkündür. Bu ipuçlarını sanal bir ortamda almak daha zor ”diyor WordPress'in kurucusu Matt Mullenweg ve 62'den fazla ülkede çalışanlarıyla tamamen uzaktan çalışan bir kuruluş olan ana şirket Automattic. 2014 yılından beri şirketi için uzak yönetim kurulu toplantıları yapmaktadır.
Gündeme kısa tatlar bile eklemenizi öneririz. Üyeler bu zamanı sadece söylenmeyen şeyleri durdurmak ve sormak için kullanmalıdır.
7. Akşam yemeği deneyimini çoğaltın
Yönetim kurulu yemekleri ile gelen kişisel bağın çevrimiçi olarak çoğaltılması zordur, ancak yönetmenlerin daha geniş yönetim ekibiyle bağlantı kurması, iş hakkında daha fazla bilgi edinmesi ve art arda adaylar hakkında samimi fikirler geliştirmesi için hala yollar vardır.
Örneğin, yönetim kurulu üyeleri iki yönetim kurulu üyesinin bir yöneticiyle video görüşmesinde 25 dakika geçirdiği dönen sohbetler planlayabilir. 25 dakikalık sırada, yönetici bir “bekleme odasına” girerken, yönetmenler yeni istihbaratları hakkında birkaç dakika görüşüyorlardı. Kısa bir aradan sonra, döngü tekrar farklı bir yönetici ile başlar. Bu, tüm toplantı için yapılabilir ve yönetim kurulu üyelerinin yönetim ekibi üyeleriyle gayri resmi görüşmeler yapmasına olanak tanıyarak akşam yemeğinde yaptıklarına benzer daha derin ve gayri resmi bir görüşme gerçekleştirebilir. Sonuç, riske ve şirkette gerçekte neler olup bittiğine ilişkin daha iyi bir bakış açısıdır.
8. Konuk yıldızları getirin
Uzak toplantılara katılmanın kolaylığı, kurulun bakış açısını yeni insanlarla genişletme fırsatı yaratır. Neden ısırık büyüklüğünde bilgi ve uzmanlık sunmak için dünyanın dört bir yanından önde gelen uzmanları getirmeyin? Toplantı odası grup düşüncelerini veya kör noktaları ortadan kaldırmaya yardımcı olan çeşitli düşünce ve bakış açılarını birleştirmeye yardımcı olmanın kolay bir yoludur. Potansiyel misafirlerin, tam bir seyahat günü veya daha fazla zaman planlaması gerekmediği için inmeleri daha kolay olabilir.
Bu fayda, bir soruyu cevaplamak için toplantıya kısa süre katılabilen ve kurulun daha bilgili kararları daha hızlı almasına izin veren çalışanlara da yayılmalıdır.
***
Sosyal uzaklaşma önlemleri bir noktada rahatlayacak ve doğal içgüdülerimiz daha fazla yüz yüze görüşme isteğine geri dönecek. Bu bir hata olur. Uzaktan kumandanın yıllar boyunca panoların bir özelliği haline geleceğine inanıyoruz. Spencer Stuart’ın Citrin “Çoğu şirketin yıl boyunca tek bir fiziksel toplantıya ve bir dizi çevrimiçi oturuma geçtiğini göreceksiniz” diyor.
Topluluk üyelerimizde yönetim kurulu üyelerimizi daha önce gördük ve bu sanal toplantıları, uzun vadeli bir entegrasyonun nasıl görünebileceğine dair “gözler boyu açık” bir yaklaşımla hızla benimsemiştik. Yaptıklarımızı yeniden düşünmek ve yönetim kurullarında daha etkili hale getirmek için değerli bir fırsat harcamayız. Dikkatli bir hazırlık, samimiyet taahhüdü ve daha geniş uzman katılımıyla, uzak yönetim kurulu toplantıları etkili yönetişim için yeni kriterler belirleyebilir ve yeni nesil yenilikçi liderlik uygulamalarının kilidini açabilir.
Etkili bir sanal yönetim kurulu toplantısı için Kontrol Listesi
Şirket yönetimi beklentileri netleştirmeli: Yönetim kurulu başkanı, davet için bazı temel talimatlar ve görevler içermelidir, örneğin: Toplantıyı “kapalı kapı” ortamında almak gibi.
Bir veya iki teknik uygulama yapın: IT (BT) ekibinin bir üyesinin, video konferans platformu ve diğer üçüncü taraf uygulamaları da dahil olmak üzere toplantıdan önce teknik kurulumları boyunca her yönetmeni gezdirmesini sağlayın. REI ve Blue Apron'un yönetim kurulu üyesi Liz Huebner, REI'nin Mayıs ayı başlarında sanal yönetim kurulu çekilmesinden önce böyle bir eğitim alması gerektiğini söyledi. “Bir soru sormak istediğinizde nasıl sinyal verileceği konusunda bile protokoller yerleştirdiler.”
Yönetim kurulu üyelerini buna göre donatın: Teknoloji kontrolünden sonra, sesi iyileştirmek için donanımı (kulaklıklar gibi) postalamayı veya gürültü önleme yazılımı (krisp.ai gibi) önermeyi düşünün.
Yasal toplama geçişi: Uzak toplantınızın yasal toplayıcıyı geçtiğinden emin olun (bu veritabanını eyalet yasaları için kontrol edin ve kendi iç tüzüğünüze ve hukuk ekibinize danışın) ve tartışma ve dosya paylaşım platformlarınızın güvenlik gereksinimlerini karşıladığından emin olun.
Çevrimiçi zamanlama: Sanal toplantınızı planlarken saat dilimlerinin doğru ve saygılı olmasını sağlamak için çevrimiçi bir zamanlama aracı kullanın.
Video görüntüleme aygıtları beklentileri: Katılımcıları daha zengin katılım ve niyet netliği için kameralarını açık tutmaya teşvik edin. Best Buy'ın yönetim kurulu başkanı Hubert Joly, “Daha insani bir bağlantı oluşturuyor, yönetim kurulunun nasıl çalıştığına dair bir fikir edinmesini sağlıyor” diyor. “Aynı zamanda herkesin en iyi olması gerektiğinden daha fazla odaklanma sağlar. Video görüşmesinde saklanma yok! ”
Sanal toplantı yöneticileri atama ve yedekleme planı: Toplantı sırasında, teknolojik zorluklarla ilgili olarak yardımcı olacak bir personele hazır bulundurun. Toplantıya son çare olarak katılmak için bir çağrı numarası alın.
Bir Moderatör kullanın: Bir moderatör yukarıdaki tüm bu sistemlerin yerinde olduğundan emin olabilir ve toplantının sorunsuz çalışmasına yardımcı olabilir. Profesyonel bir uzaktan yönetim kurulu koçundan yararlanarak, cesur ve etkili grup tartışmasını kolaylaştırabilecek ve katılımın eksik olup olmadığını veya grubun yeniden enerjilenmesine yardımcı olması için bir ara tartışma önerebilecek birini alabilirsiniz. Automattic'ten Mullenweg yıllarca uzak yönetim kurulu toplantıları düzenledi ve ılımlı bir genel müdür kullanarak yemin ediyor.
Geri Bildirim protokolü: İlk sanal yönetim kurulu toplantınızdan sonraki gün bir geri bildirim oturumu planlayın. Talep kurulu üyeleri, düşüncelerini ve gözlemlerini olabildiğince çabuk toplarken, tepkileri akıllarında taze. Katılımcılar, neyin işe yaradığını, neyin işe yaramadığını ve olası çözümlerini tartışmak ve rapor vermek için küçük gruplara ayrılabilirler. Anonim yoklama yoluyla geri bildirim toplayabilirsiniz, ancak açık ve basit geri bildirimlerle kartınızı rahat ettirmenizi öneririz.