Koronavirüs salgını, birçoğumuzu sürekli ve amansız görevler için triyaja (Savaş alanlarında ve acil servislerde tıbbi müdahale önceliklerini belirleme sistemi) zorladı.
Ekiplerimizle uzaktan bir iş deneyimine geçmek, müşterileri elde tutmak ve elde etmek için mücadele etmek veya bir talep patlamasını karşılamak için yükselmek olabilir. Ve bu sadece iş. Ev cephesinde, sayısız zorluğun üstesinden gelmeye devam ediyoruz: üretken kalmaya çalışmak, sevdiklerimize değer vermek ve sağlıklı kalmak için elimizden gelenin en iyisini yapmak. Ve şimdi, bir ritim bulmaya başladığımızda, bir tür yeniden açılış için planlar üzerinde katman oluşturmamız gerekiyor.
Bütün bunlarla, bunalmış hissetmek kolaydır ve nereden başlayacağımızdan emin değilsiniz. Kriz dönemlerinde (olduğu gibi) karar vermemizde iki kritere odaklanmak faydalı olabilir: önem ve aciliyet. Bu iki kriteri ikiye iki matrisin parçası olarak düşünün.
Bir eksende önem, diğer eksende aciliyet var. Ödevlerinizi önceliklendirmeniz gerektiğinde, bu matris, kritik görevlere odaklanmak için ne zaman temsilci atayabileceğinize, ortadan kaldıracağınıza veya ne kadar az erteleyeceğinize karar vermenize yardımcı olabilir.
Nasıl öncelik verilir?
Her toplantının sıcak konusu olan ve sizi geceleri ayakta tutan görevleri içeren kapsamlı bir "yapılacaklar" listesi yazarak başlayın. Onları kafamızdan çıkarın ve bir kağıdın üzerine koyun. Bu çok fazlaysa, yapılacakları farklı projeler, ekipler veya iş, ev, çocuklar gibi alanlara göre düzenlemeyi deneyin.
Sonra, iki ekseni tanımlamak için biraz zaman ayırın. İlk olarak, bir görevin önemini nasıl ölçtüğünüzü anlayın. Bu, başarı olasılığı, etki (sonuç veya öncü göstergeler), rekabet avantajı, değer uyumu, maliyet, risk veya sahip olunması hoş karşıya karşı olmalıdır. Ardından, zaman çerçevelerini (örneğin, bu sabah, gün sonu, bu hafta, bu ay) veya görevleri tamamlamanın veya ertelemenin sonuçlarını veya faydalarını tanımlayarak aciliyeti nasıl ölçtüğünüzü düşünün.
Son olarak, görevlerinizi matriste çizmeniz gerekir. Sağ üst köşede hem önemli hem de acil olan görevleri yerleştireceksiniz. Bunlar, zamana duyarlı ve yürütülmesi kritik olan en önemli önceliklerdir. Bunları tekrar tekrar yapmaktan bahsetmek yerine, onlarla kafa kafaya mücadele edin. Bunlar, kritik müşteri sorunları veya tedarikçi envanteri son tarihleri veya bir önceki haftadan itilmiş olan ve artık hem önemli hem de acil durum olabilir.
Sol üst köşe önemli ancak daha az acil olan görevler içindir. Bunlar, hedeflerinize ulaşmanızın anahtarı olan ancak hemen yapılması gerekmeyen görevlerdir. Radarınızdan düşmelerini önlemek için, kesin bir son tarih ile belirli bir zaman planlayın.
Belki de ufukta stratejik pivotlar için bir plan oluşturmanız, lansman sonrası müşteri görüşmeleri ayarlamanız veya yeni bir işe giriş yapmanız gerekir. Genellikle, bu öğeler göz ardı edilirse, arka ocakta kaynamadan kaynamaya değişecektir.
Sağ alt köşe, daha az önemli olan acil görevler içindir. Bu görevler hedeflerinizin merkezi değildir ve genellikle güçlendirme ve ekip çalışması için fırsatlar sunar. Başkalarının başarılı olmasını sağlayacak projelerin engelini kaldırarak, özerkliği teşvik ederek veya bir sorun üzerinde eşleştirerek bu görevleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu yapılacaklar genellikle başkalarının yardımıyla kolayca çözülebilir.
Son olarak, sol alt köşe hem daha az önemli hem de daha az acil olan görevler içindir. Bunları hızlı bir şekilde kapatmanın yollarını bulmak istersiniz. Eski görevleri ortadan kaldırarak başlayın. Kalan görevler için, sonuçların olumsuz etkisini ve geri döndürülebilirliğini değerlendirerek ertelemenin doğru çağrı olup olmadığını belirleyin. Ayrıca, bazı görevlerin daha az çabayla tamamlanarak hızlı bir kazanca dönüştürülüp dönüştürülemeyeceğini araştırabiliriz.
Önceliklendirme ekipler içindir
Bu önemli / acil matris, takımlar kaybolduğunda ve düzensiz olduğunda da yardımcı olabilir. Ekibi sanal olarak toplayın veya yüz yüze toplayın ve Zoom beyaz tahtalarını veya post-it ve flip-chart'ları kullanarak farklı kadranların istemlerini inceleyin.
Eğer “yapılacaklar” listeniz hala savunulamıyorsa, başka bir tarama yapmayı deneyin ve kontrol çevremizdeki görevleri açıkça belirleyin ve bu kendi kendini güçlendirme ile ilgilenin.
Kontrol edemediğiniz ancak etkileyebilecekleriniz için, bu görevleri ileriye taşıyabileceğiniz somut yolları tanımlayın. Yapılacaklar için kontrol edemez ve etkileyemezsiniz, şimdilik şimdilik bir kenara koyun ve koşulların değişmesini bekleyin ve bekleyin.
Yapılacak işinizi gerçekleştirirken düzenli olarak yeniden ziyaret ederek ve yeniden yaparak bu matrisi dinamik tutun, yeni görevler ortaya çıkar ve bağlam pivotlarımız. Bu acil / önemli matris ile enerjinizi en çok ihtiyaç duyulan yere yatırabilirsiniz.